档 案 管 理 规 定

一、总则

第一条 为加强江苏省出版物发行业协会的档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护协会合法权益，特制定本制度。

第二条 本规定所称的档案是指协会所从事业务、管理、服务等活动中有保存价值的各种文字、账册、技术资料、声像、证件等不同形式的原始资料。

第三条 档案工作实行“专人负责，集中保管、查阅登记、按时归还”的原则。

第四条 采用科学严谨的工作方法和手段，逐步实现档案管理现代化。

二、文件材料的收集管理

第五条 秘书处办公室指定专人（以下称档案管理员）负责档案管理工作。

第六条 凡本协会编印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件及被转发的原件），收集入档。

第七条  协会在工作活动中形成的文件材料，以及会议文件，收集归卷。

   1）协会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案管理人员办理归档手续。

2）本协会召开会议时，由秘书处指定专人做记录，会后将会议材料、声像档案等办理归档手续。

第八条 档案管理员的职责

1）熟悉协会秘书处工作的业务范围，收集各种资料，科学规范的编目和归档；

2）做到及时清理和归档工作，每季自查一次，每年底接受秘书处抽查；

 3）需要查找文件材料时，应做好服务，并办理临时借用文件材料登记手续。  

三、归档范围

第九条 会议材料：包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第十条 上级机关发来的与本协会有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十一条 协会对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十二条 协会的请示与上级机关的批复。

第十三条 协会反映主要职能活动的报告、总结。

第十四条 协会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录及简报。

第十五条 协会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十六条 协会人事聘免的文件材料以及关于工作人员奖励、处分的文件材料。

第十七条 协会工作人员劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条 协会的历史沿革、大事记及反映协会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、平时归卷

第十九条 建立健全平时归卷制度，对处理完毕或批存的文件材料，及时归档。

第二十条 根据本协会的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。

第二十一条 档案管理员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

五、立卷

第二十二条 为了保证案卷质量，档案管理员负责组卷和编目。

第二十三条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十四条 归档的文件材料种数，份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十五条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件，印件与定稿、请示与批复，转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。

第二十六条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十七条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十八条 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

第二十九条 永久、长期、短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第三十条 有每卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十一条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十二条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十三条 案卷各部分的排列格式；软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第三十四条 本制度由协会秘书处负责解释。

第三十五条 本制度经理事长2017年10月30日办公会议通过，从即日起执行。